Учет медикаментов в клинике важно вести не только для своевременного оформления заказов у поставщиков. Некоторые группы медикаментов нуждаются в строгом учете. Они перечислены в Приказе Минздрава 30н. Так, особо учитывают движения наркотических и психотропных средств. Для их учета используется специальный журнал. За его хранение отвечает назначенное лицо. Обязательно проводятся сверка и инвентаризация лекарств строго учета.
Особенности учета лекарств
В клинике необходимо сформировать отдел лекарственного обеспечения. Именно он выдает медикаменты и медицинские изделия. Старшие медсестры могут формировать у себя в отделениях запас лекарств на несколько дней.
Для контролирования рационального использования медикаментов ведут журналы учета лекарств. С их помощью старшая медсестра анализирует суточную, месячную, квартальную и годовую потребность в медикаментах. Это нужно для составления обоснованной заявки.
Для бесперебойной работы клиники важно своевременное поступление лекарств на склад. Поэтому работники отдела лекарственного обеспечения должны следить за остатками и отслеживать потребности отделений в конкретных препаратах.
Для фиксации расходов есть несколько вариантов. Так, если медикаменты используются в текущей деятельности, то это отмечается в соответствующей проводке. В этом случае нужно фиксировать количество конкретного препарата. Некоторые клиники владеют аптеками и для продаж ведется отдельная система учета.
Из чего складывается система учета?
С помощью нашей CRM для клиники можно автоматизировать введение учета медикаментов. Для этого нужно отмечать в программе поступления, приемку и отпуск лекарств. Важно следить за сроком годности медикаментов и создавать необходимые условия для хранения.
В отделении контроль за обращением с лекарствами осуществляют заведующие. Старшие медсестры отвечают за ведение отчетности, запасы в отделениях, систематизацию медикаментов и контроль за сроком годности. Для упрощения работы среднего медицинского персонала разрабатывают СОП — стандарты операционных процедур.
Например, с помощью СОП можно стандартизировать разгрузку автотранспорта. Главная медсестра или фармацевт готовят место для размещения особых лекарств — сейфы и металлические шкафы. Если медикаменты должны храниться при низкой температуре, то готовят холодильное оборудование.
Обязательно у перевозчика забирают документ, где указаны количество и тип позиций. Это могут быть накладная, счет, счет-фактура. Информация из документа обязательно сверяется с реальным грузом. Например, если было указано три места, то фактически их должно быть столько же. Сопроводительные документы передаются водителю.
После лекарственные средства разбирают по наименованиям и раскладывают по местам для хранения. Обязательно проверяются целостность упаковки, наличие маркировки, сроки годности. В случае выявления проблем составляется соответствующий документ.
Например, при расхождении по количеству и качеству составляется акт. В нем фиксируется информация о выявленных несоответствиях. Если есть сомнения в качестве медикаментов, то их убирают в карантинную зону, потом списывают и уничтожают.
При правильной организации учета расходов медикаментов отслеживается каждое движение. С момента поступления на склад до использования. Для этого оформляют первичные документы, ведут регистры учета и отражают информацию в бухгалтерских проводках.
С нашей медицинской системой можно исключить вероятность ошибок. Каждый шаг будет автоматизирован.
